Forgot your password?
Please enter your email & we will send your password to you:
My Account:
Copyright © International Chamber of Commerce (ICC). All rights reserved. ( Source of the document: ICC Digital Library )
Introduction
Les Standards ont pour but de faciliter l'utilisation des technologies de l'information (TI) dans l'arbitrage international grâce à la fourniture de solutions types pour l'utilisation des TI. L'utilisation des Standards est toujours facultative.
Les Standards décrivent des procédures standard permettant aux parties et aux arbitres d'échanger des informations concernant leurs capacités en matière de TI qui peuvent être cruciales pour l'utilisation des TI, par exemple :
- la recherche d'un accord relatif à l'utilisation de certaines applications informatiques et à l'échange des informations nécessaires ;
- le traitement de problèmes techniques susceptibles de survenir durant l'arbitrage.
Les Standards ne visent pas à répondre aux questions juridiques de fond ou de procédure susceptibles de se poser durant les procédures d'arbitrage, même si ces questions ont trait à l'utilisation des TI. Les Standards offrent plutôt des procédures types de base pour l'utilisation des TI dans l'arbitrage international.
Afin de tenir compte des évolutions dans le domaine des TI, les Standards seront actualisés périodiquement. Par conséquent, la version la plus récente des Standards devrait être utilisée.
Les Standards ne constituent pas des règles de procédure. Les Standards sont plutôt des procédures types susceptibles d'être adaptées à chaque arbitrage particulier. Dès lors, tous les accords conclus entre les parties, le règlement d'arbitrage et/ou les directives procédurales émises par le tribunal arbitral prévaudront sur les Standards. De la même façon, les parties et le tribunal peuvent modifier les Standards pour répondre à des besoins ou à des questions spécifiques dans une procédure d'arbitrage.[Page82:]
Les Standards sont composés d'une première section consacrée aux procédures générales et de quatre autres sections relatives à des procédures spéciales pour des solutions TI spécifiques : dossiers sans papier, communications électroniques, visioconférences et audioconférences.
Les parties et/ou les arbitres peuvent utiliser les procédures types de la totalité ou d'une partie des sections des Standards ; en d'autres termes, ils peuvent utiliser toutes les procédures, certaines d'entre elles ou seulement l'une d'entre elles. Ils ont également la possibilité de modifier les procédures types contenues dans ces sections pour mieux répondre aux besoins spécifiques de chaque affaire. Pour éviter tout malentendu, nous recommandons que toute modification de cette sorte soit consignée par écrit.
En annexe se trouvent des formulaires destinés à obtenir et recueillir auprès des participants les informations nécessaires à la mise en œuvre des Standards. Chaque participant devrait recevoir des exemplaires de ces formulaires.
Les Standards devraient être mis en œuvre aussi rapidement que possible. Si les parties font référence aux Standards dans leur clause de règlement des différends, elles doivent vérifier qu'elles ont et/ou auront à leur disposition les capacités TI requises pour pouvoir mettre en œuvre les Standards. Cette recommandation devrait être prise au sérieux, car des capacités TI inadéquates peuvent gravement désorganiser ou perturber la procédure d'arbitrage, provoquant ainsi des retards et des surcoûts.
Les parties peuvent aussi convenir d'adopter les Standards au moment d'engager la procédure d'arbitrage. Cette option peut s'avérer particulièrement appropriée si l'une des procédures TI décrites dans les sections 1 à 3 est utilisée. Encore une fois, les parties devraient vérifier au préalable qu'elles ont et/ou auront à leur disposition les capacités TI requises pour mettre en œuvre les Standards.
Jusqu'à ce que le tribunal arbitral soit désigné, les parties peuvent ne pas savoir si les membres du tribunal disposent des ressources nécessaires pour mettre en œuvre les Standards. Ceci devrait être conservé à l'esprit lors du choix et de la désignation du ou des arbitre(s).
Les parties peuvent convenir de mettre en œuvre les Standards même après le commencement de la procédure d'arbitrage. Les arbitres peuvent aussi être à l'origine de leur mise en œuvre. Il appartiendra alors aux arbitres d'évaluer soigneusement leurs propres capacités TI ainsi que celles des parties, ce qui pourrait se faire, par exemple, à l'occasion de l'élaboration de l'acte de mission dans un arbitrage CCI, ou lors d'une des premières conférences procédurales suivant la constitution du tribunal arbitral dans un arbitrage non CCI.
Lors de l'élaboration de l'acte de mission, les parties et le tribunal devraient également considérer l'opportunité d'éventuelles modifications aux Standards, de manière à mieux satisfaire les besoins de l'affaire.[Page83:]
Section 1 - Procédures générales (« G »)
G1 Les Standards sont des procédures opérationnelles pour l'utilisation des TI dans l'arbitrage international. Sauf convention contraire entre les parties ou instruction contraire du tribunal arbitral conformément aux règles de procédure applicables, les Standards ne seront pas considérées comme des règles de procédure. Une divergence par rapport aux Standards ne sera pas considérée comme une violation des règles de procédure et dès lors ne devrait pas invalider une décision rendue par le tribunal arbitral.
G2 Toute référence expresse ou implicite aux Standards ou référence à la volonté d'une partie de mettre en œuvre volontairement les Standards n'induira pas une soumission à l'arbitrage ou une renonciation à un droit procédural et/ou substantiel ou à un recours qu'une partie quelconque peut souhaiter exercer. Ainsi, les parties peuvent mettre en œuvre les Standards dans des circonstances où les questions de compétence ou d'autres questions préalables sont disputées.
G3 Les Standards ne sont obligatoires que si les parties et/ou le tribunal arbitral, lors de leur adoption, les incorporent expressément à titre de règles de procédure conformément au point G1. Une partie sera réputée avoir renoncé à son droit de s'opposer à toute violation des Standards et/ou à tout incident ou dysfonctionnement concernant leur mise en œuvre, sauf si :
(i) la partie a dûment notifié son opposition à l'autre partie ou aux autres parties ainsi qu'au tribunal arbitral, en transmettant le formulaire de rapport d'incident dûment rempli aux destinataires, identifiés selon le point G8 ; et si
il n'est pas remédié au dysfonctionnement dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la date à laquelle ce formulaire de rapport d'incident est réputé avoir été reçu par la partie à l'origine de l'incident.
G4 Chaque partie ou le tribunal arbitral peut provoquer la mise en œuvre des Standards en transmettant à chaque autre partie et aux membres du tribunal arbitral une copie des Standards, accompagnée du formulaire d'initiation des Standards dûment rempli (voir ci-après).
G5 Chaque destinataire d'un formulaire d'initiation des Standards enverra lui-même sans délai un formulaire d'initiation des Standards dûment rempli à chaque autre partie et aux membres du tribunal arbitral. Le délai de réponse ne devrait pas excéder dix jours ouvrables, à moins que le formulaire d'initiation des Standards ne soit joint à la demande d'arbitrage ou à la notification d'arbitrage. Dans ce cas, le délai pour répondre au formulaire d'initiation des Standards correspond au délai de réponse à cette demande ou à cette notification.[Page84:]
G6 Si un destinataire s'abstient ou refuse de répondre au formulaire d'initiation des Standards ou si les informations communiquées par un participant indispensable révèlent que ledit participant ne dispose pas des ressources TI requises pour la mise en œuvre de la ou des section(s) des Standards devant être mise(s) en œuvre, la mise en œuvre ne sera pas effectuée avant et à moins que :
(i) ledit participant ait remédié de son gré au manque de ressources en question, conformément au point G5, et/ou
(ii) les parties soient parvenues à un consensus sur les mesures nécessaires pour surmonter l'obstacle, ou
le tribunal arbitral ait émis des instructions de mise en œuvre en conformité avec les pouvoirs qui lui ont été conférés par les parties.
G7 Une fois l'échange des formulaires d'initiation des Standards opéré, les participants réuniront les informations échangées dans un formulaire consolidé qui présentera la version définitive à mettre en œuvre, sauf dans les hypothèses évoquées au début du point G6. A cette fin, les parties devraient discuter de manière informelle de la mise en œuvre des Standards par les moyens disponibles ou au cours d'une réunion.
G8 Tout incident ou problème concernant la mise en œuvre des Standards devra toujours être signalé rapidement à l'autre partie ou aux autres parties et, le cas échéant, à l'arbitre ou aux arbitres par la partie le constatant. Celle-ci utilisera à cet effet le formulaire de rapport d'incident au titre des Standards (voir ci-après) ou fournira les informations mentionnées dans ce formulaire.
G9 Lors de la réception d'un formulaire de rapport d'incident au titre des Standards ou d'une notification d'incident ou de problème concernant la mise en œuvre des Standards, chaque destinataire devra rapidement évaluer son éventuelle contribution à l'incident ou au problème, ou décider s'il doit intervenir pour d'autres raisons. Il prendra dans ce cas des mesures raisonnables pour réparer l'incident et éviter qu'il ne se reproduise et en informera la partie ayant signalé l'incident ou le problème et tous les autres destinataires du formulaire de rapport d'incident au titre des Standards. Toute partie ou, le cas échéant, tout arbitre informera rapidement toutes les autres parties et tous les autres arbitres de tout obstacle insurmontable, temporaire ou durable, dont elle a connaissance en relation avec la mise en œuvre des Standards, en utilisant le formulaire de rapport d'incident au titre des Standards. De même, la suppression de l'obstacle doit être promptement notifiée à tous les participants.[Page85:]
G10 La coopération est essentielle : les parties coopéreront de bonne foi et déploieront des efforts raisonnables pour surmonter tout incident ou obstacle. Elles appliqueront les Standards de manière souple pour aider à résoudre des questions techniques. Celles-ci devraient d'abord être discutées et résolues par les personnes responsables des questions techniques identifiées dans le formulaire de lancement des Standards. Le tribunal arbitral peut, dans le cadre des pouvoirs qui lui ont été conférés par les parties, provoquer la mise en œuvre des Standards par l'émission d'instructions à la demande d'une partie ou de son propre chef.
G11 Les difficultés liées aux TI ne devraient pas perturber l'arbitrage. En cas d'obstacle insurmontable temporaire ou durable, les parties devraient coopérer de bonne foi et de toutes les manières raisonnablement requises afin d'assurer la continuation de l'arbitrage sans utiliser les TI qui posent problème. Si cette coopération n'aboutit pas, ou si le tribunal arbitral estime que les chances de succès sont trop faibles ou que la solution risque d'intervenir tardivement, le tribunal arbitral peut émettre toute ordonnance et/ou instruction qu'il jugera appropriées, en allant même jusqu'à écarter l'application des Standards ou passer outre.
G12 Les modifications ou avenants apportés aux Standards devraient faire l'objet d'un consensus de toutes les entités/personnes concernées et être consignés par écrit, avec une copie pour chaque participant. Ces modifications ou avenants devraient être concis, précis et indiquer quelles sont les (sous-)sections des Standards concernées.
G13 Les modifications ou avenants apportés aux Standards sur lesquels un consensus ne peut être trouvé dans un délai raisonnable peuvent être effectués par le ou les arbitres sous la forme qu'il(s) juge(nt) appropriée.
Section 2 - Dossiers sans papier (« P »)
P1 La présente section 2 ne vise que les soumissions faites auprès du tribunal arbitral et/ou d'une institution d'arbitrage ainsi que les copies de ces soumissions fournies aux autres participants, c'est-à-dire les documents qui seraient inclus dans le dossier de l'arbitre ou celui conservé par l'institution dans une procédure d'arbitrage conduite sur support papier.
P2 Même si les parties sont libres d'utiliser cette section 2 des Standards aussi pour d'autres échanges de documents liés à la procédure d'arbitrage, le volume et la nature des documents échangés - par exemple dans les procédures de communication de pièces - peuvent nécessiter une approche différente qui devrait être appliquée conformément au point G12.
P3 Partage de fichiers : en appliquant la section 2 des Standards, chaque participant convertira tous les documents qu'il soumettrait normalement uniquement sur [Page86:] papier (par exemple, soumissions, les lettres, attestations de témoins, transcriptions) dans le(s) format(s) de fichiers informatiques spécifiés dans le formulaire consolidé (voir G7).
P4 Chaque document physique (« document original ») sera réduit en un seul fichier électronique (« document électronique »), même si le document original est constitué de plusieurs pages. Pour autant que cela soit techniquement possible, chaque document électronique (c'est-à-dire fichier) permettra une reproduction à l'identique 1 du document original ; en d'autres termes, lorsque le fichier sera ouvert et consulté sur un écran ou imprimé, des pages séparées seront générées suivant l'ordre et la disposition visuelle d'origine. Seule une contingence technique conduira à l'enregistrement d'un document de plusieurs pages dans plus d'un fichier.
P5 Afin de faciliter l'identification et l'organisation des fichiers, les participants utiliseront un système d'appellation de fichiers cohérent avec un nom/identifiant unique pour chaque document électronique. Au minimum, le nom/l'identifiant unique comprendra des acronymes ou d'autres combinaisons de lettres et de chiffres pour exprimer des informations relatives :
(a) au participant qui a introduit le fichier dans l'arbitrage ;
(b) à la catégorie de documents à laquelle le fichier appartient, c'est-à-dire soumission écrite, pièce, etc. ;
(c) à la place du document dans une catégorie de documents.
Ce système d'appellation de fichiers sera utilisé durant toute la procédure d'arbitrage pour tous les documents électroniques. Le nom du fichier et la date du document original (par exemple, la date figurant sur une lettre présentée à titre de preuve) figureront en première page du document électronique, soit en haut à droite, soit en bas de la page.
P6 Le système d'appellation de fichiers sera appliqué au moyen de l'un des mécanismes suivants :
P6.1 Option 1 : Les participants conviennent d'un système d'appellation de fichiers commun conformément au point G12.
P6.2 Option 2 : Chaque participant établit son propre système d'appellation de fichiers. Une copie d'un document présentant les détails de ce système d'appellation de fichiers sera communiquée à chaque autre participant dès que possible. Cette solution n'est pas recommandée.
P6.3 Option 3 - Par défaut : Sauf si (i) l'une des options définies sous P6.1 ou P6.2 est choisie ou (ii) un des systèmes informatiques utilisés ne supporte que des noms de fichiers de huit caractères, les participants - en convenant de mettre en œuvre les Standards - seront réputés avoir choisi d'utiliser la structure d'appellation de fichiers uniforme et cohérente suivante :
(a) Emetteur:
- Le premier caractère d'un fichier produit par le demandeur sera : « c »
[Page87:]
- Le premier caractère d'un fichier produit par le défendeur sera : « d »
S'il y a plusieurs demandeurs ou défendeurs, le premier caractère sera suivi du numéro d'identification unique de la partie qui produit le document. Ce numéro (1,2,3,…10, etc.) résulte de l'ordre dans lequel les parties sont identifiées dans la demande d'arbitrage ou par l'institution d'arbitrage. Dans ce dernier cas, l'ordre établi par l'institution prévaudra en cas de divergence.
Cependant, si plusieurs demandeurs et/ou défendeurs sont représentés par le même conseil, un seul chiffre sera utilisé selon le choix du conseil parmi les numéros attribués aux parties qu'il représente.
- Le premier caractère d'un fichier produit par le tribunal arbitral sera : « a »
Si le tribunal comporte plusieurs arbitres et le document n'émane pas du tribunal dans son intégralité, le caractère « a » sera suivi du numéro d'identification unique de chaque arbitre, à savoir 1 pour le président, 2 pour le co-arbitre désigné par ou au nom du demandeur et 3 pour le coarbitre désigné par ou au nom du défendeur.
- Le premier caractère d'un fichier produit par l'institution d'arbitrage sera : « i »
(b) Catégorie de document et numéro d'ordre :
- Le caractère suivant indiquera la catégorie de document :
· une soumission ou une lettre d'une partie : « s »
· un document fourni à titre de preuve : « e »
· une attestation de témoin : « w »
· une attestation d'expert : « x »
· un rapport d'expert : « r »
· un document émanant du tribunal arbitral adressé aux parties : « t »
· les autres documents émanant du tribunal arbitral : « g »
· un document émanant de l'institution d'arbitrage : « i »
· tout autre document : « m »
- Le caractère indiquant la catégorie du document sera suivi d'un chiffre en fonction de l'ordre dans lequel le document est introduit dans cette catégorie (1, 2, 3, etc. dans l'ordre croissant).
- Si un document est enregistré dans plusieurs fichiers, un chiffre supplémentaire viendra s'ajouter (1, 2, 3, etc.), précédé du séparateur « _ », pour indiquer la partie du document se trouvant dans le fichier.
P7 Chaque participant qui transmet plusieurs documents créera et joindra à ceux-ci un fichier contenant une « table des matières » dans laquelle figureront les noms de tous les fichiers transmis et une brève description de ceux-ci2. Pour autant que tous les participants n'aient pas convenu d'une procédure différente (G12) ou que le tribunal arbitral n'émette pas d'instructions contraires, aucun participant ne sera obligé d'accompagner les fichiers d'une description et/ou d'informations complémentaires qui pourraient faciliter le classement ou l'énumération des informations contenues dans le fichier. Les participants sont néanmoins libres de [Page88:] s'entendre sur un complément de description raisonnable afin d'améliorer l'efficacité globale du processus.
P8 Tout participant qui a soumis des fichiers électroniques fera en sorte que les pièces originales sur papier à partir desquelles les copies électroniques ont été créées soient disponibles pendant toute la durée de la procédure d'arbitrage et, dans la mesure où d'autres règles ou le droit applicable le rendent nécessaire, pendant une période ultérieure3.
P9 Partage de fichiers étendu : si les participants souhaitent coopérer en partageant certains fichiers comprenant des informations structurées (par exemple, Excel ou des bases de données personnalisées contenant des informations complémentaires sur les documents), les personnes responsables des questions techniques identifiées dans le formulaire d'initiation des Standards prendront contact, de manière informelle, aussi rapidement que possible, afin d'identifier les besoins techniques et les mesures requises, et elles feront tous les efforts raisonnables et de bonne foi qui s'avèrent nécessaires pour surmonter des problèmes de compatibilité.
P10 Lorsque les personnes chargées des questions techniques auront réglé tous les problèmes techniques et les procédures spécifiques liés au partage des fichiers comportant des informations structurées, elles établiront conjointement un protocole additionnel faisant état de la solution, conformément au point G12. Ce protocole sera soumis pour approbation aux représentants légaux des parties et au tribunal arbitral.
P11 Dès que le protocole mentionné au point P10 aura été approuvé et que les parties auront reçu notification de cette approbation, la solution décrite dans le protocole additionnel sera mise en œuvre.
P12 Echange de fichiers et de documents sur papier - Par défaut : Pour autant que les parties n'aient pas convenu d'une autre procédure, telle celle prévue par la section 3 des Standards, ou que le tribunal arbitral n'ait pas émis d'autres instructions, chaque participant communiquera, avec ses soumissions et pièces imprimées sur papier, un CD ou, en cas d'accord, un DVD sur lequel ces documents seront enregistrés conformément aux points P5 à P7. Tous les participants recevront ce CD/DVD, qu'ils aient donné ou non leur accord à la mise en œuvre des Standards.
P13 Echange sous forme de fichiers seulement - Option : Les participants ou certains participants peuvent choisir de recevoir toutes ou certaines catégories de documents uniquement sous forme électronique, à l'exception toutefois de sentences arbitrales et d'autres décisions qui devront être exécutées.
Cette option doit être exercée avec prudence 4 : un accord devrait être consigné par écrit dans un document sur papier et signé par le(s) participant(s) qui exerce(nt) cette option (G12).
Cette option peut être appliquée à la réception des fichiers sur CD/DVD conformément à la présente section 2 et à la section 3 ou conformément à la section 3 uniquement.[Page89:]
P14 Chaque participant vérifiera sans délai que les fichiers enregistrés sur le CD/DVD ou reçus d'une autre manière peuvent être ouverts, sont lisibles par ordinateur et se conforment aux prescriptions de la section 2. Si les fichiers sont endommagés, non conformes ou illisibles à l'affichage ou à l'impression (altération des caractères, etc.), le participant destinataire émettra sans délai une notification conformément au point G8. La partie qui a créé le CD/DVD ou les fichiers s'occupera du problème rapidement et fournira au(x) destinataire(s) un CD/DVD ou des fichiers conformes dans un délai de sept jours ouvrables suivant la date de ladite notification.
P15 Chaque participant fera des efforts raisonnables, tout au long de l'arbitrage, pour conserver ses propres fichiers de telle manière qu'ils ne soient pas corrompus, endommagés ou détruits. Des copies de sauvegarde de ces fichiers (électroniques, imprimées ou les deux) devraient être archivées dans un endroit sûr.
P16 Si des données sont perdues et que le participant concerné ne peut pas reconstituer lui-même les documents électroniques perdus, les autres participants l'aideront à reconstituer le(s) fichier(s) électronique(s) en lui fournissant une copie des fichiers utiles qu'ils ont sous leur contrôle.
Section 3 - Communications électroniques (« E »)
E1 Les communications électroniques s'effectueront via Internet par courrier électronique normal et/ou par un site Internet spécialisé accessible via le Web à l'aide d'un navigateur comme Internet Explorer, Netscape ou leurs équivalents.
E2 Chaque participant informera rapidement tous les autres participants par courrier électronique ou, si ce dernier n'est pas disponible, par tout autre moyen de communication rapide, de toute modification de son adresse de courrier électronique, de son adresse internet (URL) et/ou de son adresse IP valables, ou de tout autre changement technique sous son contrôle, susceptible de perturber ou d'empêcher la mise en œuvre de la présente section. Les incidents seront signalés conformément au point G8.
E3 La présente sous-section 3.2 s'appliquera si les participants ont décidé d'utiliser le courrier électronique comme moyen de communication.
E4 Pour autant que tous les participants n'aient pas choisi une procédure différente (G12) ou que le tribunal arbitral n'ait pas émis d'autres instructions, chaque [Page90:] participant peut effectuer des communications par courriers électroniques (avec ou sans pièces jointes), qui doivent être envoyés aux adresses de courrier électronique indiquées dans le formulaire d'initiation des Standards.
E5 Chaque participant maintiendra durant toute la procédure d'arbitrage et pendant un délai raisonnable suivant cette procédure, un enregistrement complet sur support électronique et sur papier des courriers électroniques envoyés et reçus dans le cadre des Standards.
E6 Chaque participant répondra manuellement à chaque courrier électronique reçu afin d'en accuser réception. La réponse doit contenir le texte entier (sans pièces jointes) du courrier électronique reçu. Il n'est pas nécessaire de répondre à un message qui est lui-même une simple réponse accusant réception d'un autre message.
E7 Un participant qui envoie un courrier électronique (« l'émetteur ») vérifiera ou fera vérifier régulièrement (au moins tous les deux jours ouvrables) si les accusés de réception nécessaires ont bien été reçus. En cas d'un retard excédant deux jours ouvrables, l'émetteur enverra une notification conformément au point G8.
E8 Durant toute la période pendant laquelle les Standards sont utilisés dans l'arbitrage, tous les participants consulteront leur boîte de courrier électronique pour vérifier les messages entrants au moins une fois tous les deux jours ouvrables officiels. Si le délai imparti pour la transmission d'un courrier électronique s'écoule sans que le courrier électronique en question n'ait été reçu, ou si un participant apprend par ailleurs qu'un courrier électronique lui a été adressé mais n'a pas été reçu, il émettra une notification conformément au point G8.
E9 Dès réception d'une notification conformément au point G8, l'émetteur retransmettra rapidement le courrier électronique au destinataire par courrier électronique et/ou par un autre moyen fiable (tel que télécopie ou transport express) et prendra les mesures nécessaires pour remédier à l'incident et éviter qu'il se reproduise.
E10 Sauf convention contraire conformément au point G12, le corps de tout courrier électronique envoyé dans le cadre des Standards sera en texte ASCII et non pas en HTML ou un autre format. Y figurera une référence claire à l'affaire, la date d'envoi ainsi que le nom et l'adresse postale de l'émetteur. Les fichiers joints seront énumérés dans le corps du courrier électronique.
E11 Tout fichier joint à un courrier électronique devra être conforme à la section 2 des Standards, à moins que les parties n'en aient convenu autrement (G12) ou que le règlement d'arbitrage applicable ou les instructions de procédure émises par le tribunal prévoient le contraire.
E12 Chaque participant fera en sorte que les courriers électroniques reçus, c'est-à-dire qui se trouvent dans sa boîte de courrier électronique, et les fichiers qui y [Page91:] sont joints, soient rapidement ouverts lors de la vérification des messages reçus une fois tous les deux jours ouvrables officiels (E8). Si le corps du message est illisible (altération des caractères, etc.) et/ou un fichier joint ne peut être ouvert et/ou le contenu du message est altéré et/ou illisible, le participant émettra promptement une notification conformément au point G8. Le point E9 s'appliquera alors.
E13 Si les participants souhaitent recourir au cryptage et/ou à la signature électronique afin de protéger la confidentialité et l'authenticité, les personnes responsables des questions techniques identifiées dans le formulaire d'initiation des Standards prendront contact aussi rapidement que possible afin d'identifier les besoins techniques et les mesures nécessaires. Elles feront des efforts raisonnables et de bonne foi pour surmonter des problèmes de compatibilité, et elles échangeront de manière sûre les clés publiques et/ou les certificats requis pour mettre en œuvre une méthode de cryptage et de signature électronique.
E14 Lorsque les personnes responsables des questions techniques auront réglé toutes les questions techniques et les procédures spécifiques relatives au cryptage et/ou à la signature électronique, elles établiront conjointement un protocole additionnel faisant état de la solution. Ce protocole additionnel sera soumis pour approbation aux représentants légaux des participants (G12).
E15 Dès que le protocole mentionné au point E14 aura été approuvé, toutes les communications électroniques qui suivront appliqueront la méthode de cryptage/de signature électronique décrite dans le protocole.
E16 Si un participant insiste pour le cryptage des communications électroniques et/ou la signature électronique, la non-approbation du protocole (E14) sera réputée constituer un obstacle insurmontable à l'emploi des communications électroniques, sauf si le tribunal arbitral estime qu'un accord, des règles de procédure applicables ou des instructions émises par lui-même font que le cryptage des communications électroniques et/ou la signature électronique ne sont pas raisonnablement nécessaires eu égard aux faits et circonstances et compte tenu de la nature des communications électroniques prévues en l'espèce. Si la non-approbation est insurmontable, il incombera au tribunal arbitral d'émettre des instructions appropriées eu égard aux faits et circonstances en cause.
E17 La présente sous-section 3.3 s'applique lorsque les participants ont décidé de communiquer par le biais d'un site Internet (espace virtuel (case room/data room ) consacré à l'affaire et aux informations s'y rapportant).
E18 A moins que tous les participants n'aient convenu d'une procédure différente ou que le tribunal arbitral n'ait donné des instructions contraires, le site Internet sera hébergé par une entité neutre sous le contrôle de toutes les parties ou, mieux, du tribunal arbitral ou de l'institution d'arbitrage. Chaque fois qu'un participant [Page92:] accède au site ou procède à un téléchargement, l'hôte devra en garder trace dans un journal qu'il maintiendra et rendra accessible à toutes les parties durant toute la procédure d'arbitrage et pour une période ultérieure d'une durée à déterminer. L'accès au site Web sera protégé par la saisie obligatoire d'un identifiant et d'un mot de passe utilisateur.
E19 Si les participants souhaitent utiliser un site Internet pour leurs communications, les personnes responsables des questions techniques identifiées dans le formulaire d'initiation des Standards de chaque participant prendront contact aussi rapidement que possible afin d'identifier les besoins techniques et les mesures requises. Ces personnes feront des efforts raisonnables et de bonne foi pour surmonter les problèmes de compatibilité. En concertation avec les parties et le tribunal arbitral, elles identifieront l'hôte/fournisseur de services approprié et prépareront avec celui-ci les dispositions devant être prises.
E20 Lorsque les personnes responsables des questions techniques auront réglé toutes les questions techniques et les procédures spécifiques pertinentes visées au point E19, elles élaboreront conjointement un protocole additionnel faisant état de la solution et auquel seront jointes toutes les éventuelles procédures types ou règles établies par l'hôte pour l'utilisation du site (G12). Ce protocole additionnel sera soumis pour approbation aux représentants légaux des parties et aux arbitres.
E21 Dès que le protocole additionnel mentionné au point E20 aura été approuvé, toutes les communications électroniques ultérieures appliqueront la solution décrite dans le protocole additionnel.
E22 La non-approbation du protocole additionnel (E20) sera réputée constituer un obstacle insurmontable à l'utilisation d'un site Internet pour les communications, sauf si le tribunal arbitral estime qu'au vu d'un accord, des règles de procédure applicables ou d'instructions émises par lui-même, la non-approbation est peu importante et peut être ignorée. Si la non-approbation est insurmontable, il incombera au tribunal arbitral d'émettre des instructions appropriées eu égard aux faits et circonstances en cause.
E23 A moins que tous les participants n'aient convenu d'une procédure différente (G12/E19) ou que le tribunal arbitral n'ait donné des instructions contraires, chaque participant peut effectuer des communications avec ou sans pièces jointes en les transférant vers le(s) site(s) Internet mentionné(s) dans le formulaire d'initiation des Standards.
E24 Durant la période pendant laquelle les Standards seront utilisés dans l'arbitrage, tous les participants devront aller sur le site Internet pour vérifier les nouveaux messages et fichiers au moins une fois tous les deux jours ouvrables officiels. Si le délai imparti pour le transfert d'un message ou d'un fichier sur le site Web s'est écoulé sans que les informations attendues s'y trouvent, le participant émettra une notification conformément au point G8.[Page93:]
Section 4 - Visioconférences (« V »)
V1 La présente section 4 s'applique lorsque les participants ont décidé d'utiliser la visioconférence, sauf accord de tous les participants sur une procédure différente ou sauf instructions contraires du tribunal arbitral.
V2 Le tribunal arbitral, après avoir consulté les parties, émettra des instructions précisant les modalités de la visioconférence, notamment :
(i) la date, l'heure et le fuseau horaire applicable ;
(ii) les sites où un équipement doit être installé ;
(iii) les participants et le nombre de personnes sur chaque site ;
(iv) les besoins particuliers, tels que la visualisation de documents ;
(v) tout autre besoin.
Il est important d'émettre ces instructions suffisamment longtemps avant la date prévue de la visioconférence.
V3 Les instructions procédurales émises conformément au point V2 seront communiquées aux personnes responsables des questions techniques identifiées dans le formulaire d'initiation des Standards, qui prendront contact de manière informelle le plus rapidement possible afin d'identifier les besoins techniques et les mesures nécessaires. Elles doivent notamment examiner :
(i) si les parties possèdent les ressources techniques requises pour pouvoir installer les équipements de visioconférence nécessaires et la capacité à mettre en place et gérer une visioconférence de bonne qualité entre deux points ou multiples points, ou s'il faut faire appel à des prestataires de services à cette fin ;
(ii) les coûts de la visioconférence et leur répartition (provisoire) ;
(iii) s'il existe des besoins supplémentaires et, dans l'affirmative, comment y répondre.
Les personnes responsables des questions techniques feront des efforts raisonnables et de bonne foi pour surmonter des problèmes de compatibilité.
V4 Lorsque les personnes responsables des questions techniques auront réglé toutes les questions techniques et procédures spécifiques relatives à la visioconférence, elles établiront conjointement un protocole faisant état de la solution. Ce protocole sera soumis aux conseils des parties et aux arbitres pour examen et, le cas échéant, approbation. Le tribunal arbitral peut, en concertation avec les parties, renvoyer le protocole pour modifications ou améliorations.
V5 Dès que le protocole mentionné au point V4 aura été approuvé, la solution décrite dans celui-ci sera mise en œuvre. Il sera procédé à un essai approprié avant la date prévue de la visioconférence.[Page94:]
V6 Tout anomalie ou dysfonctionnement sera signalé directement au tribunal arbitral (au moyen d'une notification telle que décrite au point G8). Le tribunal en assurera le suivi et émettra des instructions après consultation des parties.
Section 5 - Audioconférences (« A »)
A1 La présente section 5 s'applique lorsque les participants ont décidé d'avoir recours à l'audioconférence, sauf accord de tous les participants sur une procédure différente ou sauf instructions contraires du tribunal arbitral.
A2 Le tribunal arbitral, après avoir consulté les parties, émettra des instructions précisant les modalités de l'audioconférence, notamment :
(ii) la question de savoir si les participants doivent appeler eux-mêmes ou s'ils seront appelés, et toutes les informations nécessaires à cet égard (par exemple le numéro d'appel et le code d'accès) ;
(ii) les participants ;
(iii) le nombre de personnes présentes à chaque installation ;
(iv) les besoins particuliers, tels que la disponibilité de documents sur chaque site ;
Il est important d'émettre ces instructions suffisamment longtemps avant la date prévue de l'audioconférence.
A3 Chaque participant fera en sorte qu'il soit joignable au moment indiqué et que les lignes ne soient pas occupées. S'il incombe à chaque participant d'appeler pour se joindre à la conférence, son appel doit intervenir à l'heure.
A4 Sauf convention contraire, l'arbitre unique ou le président du tribunal dirigera la conférence. Au début de la conférence, il vérifiera que chaque participant est bien connecté. Chaque participant mentionnera son nom avant de faire une déclaration. Un participant ne pourra être interrompu lors de sa prise de parole. Aucun participant ne se déconnectera avant que la conférence ne soit déclarée close.
A5 Si, durant la conférence, un participant ne peut comprendre ce qui est dit, pour des raisons techniques (interférences, son altéré, etc.), ou si sa connexion à la conférence est interrompue, il en avisera immédiatement l'arbitre unique/le président par tout moyen approprié (par exemple, téléphone, courrier électronique, télécopie) en précisant à quel moment le dysfonctionnement s'est produit. L'arbitre/le président donnera des instructions appropriées compte tenu des faits et des circonstances.[Page95:]
Formulaire d'initiation des Standards
Réf. affaire Notre réf.
Date : De :
Par télécopie/courrier électronique/confirmation par courrier à :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
A) Le présent formulaire d'initiation des Standards est communiqué pour le compte de :
(ci-après « nous »)
Nom complet du participant
Nom de la personne
Rue
Ville, code postal
Pays
Téléphone
Télécopie
Courriel
B) Les autres entités concernées qui recevront ce formulaire sont identifiées dans l'annexe 1 composée de ____ pages (total).
C) Jusqu'à nouvel ordre, nous désignons comme personne responsable des questions techniques (contact technique - Standards, section I, G10) :
Nom de la personne responsable des questions techniques
Courrier électronique
[Page96:]
Nous proposons de mettre en œuvre les Standards en ce qui concerne leur section 1 (G) et/ou
? Section 2 - Dossiers sans papier (P) ? cocher la case, SI NON APPLICABLE
et/ou
? Section 3 - Communications électroniques (E) ? cocher la case, SI NON APPLICABLE
? Section 4 - Visioconférences (V) ? cocher la case, SI APPLICABLE
? les conventions et procédures personnalisées (voir Standards G12) telles que décrites en annexe 2 ? cocher la case, SI APPLICABLE
A) Nous proposons de mettre en œuvre les Standards en ce qui concerne leur section 2 en utilisant les formats de fichier indiqués ci-dessous :
Formats types conseillés :
« pdf » (« Portable Document Format ») : un format propriétaire développé par Adobe Systems, Inc. qui permet aux documents formatés de garder la même présentation quel que soit l'ordinateur sur lequel ils s'affichent (type de fichier : binaire).
« tiff » : un format d'image à haute résolution, équivalent d'une copie numérique (type de fichier : binaire).
« zip » : un format de compression standard utilisable pour tous les formats de fichier indiqués.
*.pdf ? cocher la case, SI NON APPLICABLE
*.tiff ? cocher la case, SI NON APPLICABLE
*.zip ? cocher la case, SI NON APPLICABLE
Autres formats utilisés :
« xml » : « eXtensible mark-up language »
« doc » : format informatique commun pour les fichiers texte formatés (type de fichier : ASCII ; habituellement MS-Word)
« rtf » : « rich text format » permettant une certaine portabilité (type : ASCII)
« xls » : format de tableur MS Excel
« pps/ppt » : formats de fichier utilisés par MS PowerPoint pour des présentations
« txt » : format de fichier texte (ASCII) clair
« html/htm » : « hypertext mark-up language », le langage dans lequel les documents destinés au Web sont écrits (type de fichier : ASCII)
« mpeg/mp3 » : formats son/vidéo comprimés
« avi » : format de fichier vidéo
Pour se renseigner sur d'autres formats, voir <http://www.learnthenet.com/english/html/34filext.htm>
XML ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.doc ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.rtf ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.xls ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.ppt ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.txt ? cocher la case, SI APPLICABLE
[Page97:]
et/ou *.htm (html) ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.mpeg / *.mp3 ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.avi ? cocher la case, SI APPLICABLE
*.<autre> ? cocher la case, SI APPLICABLE
(énumérez ces formats sur une feuille séparée)
Note : L'absence d'accord dans le ou les formulaires d'initiation des Standards sur au moins un format pour un usage précis - voir Standards G7 - constitue un obstacle insurmontable rendant impossible le partage et l'échange de fichiers.
B) Nous traitons les formats de fichier proposés ci-dessus avec les logiciels suivants :
Nom du logiciel Numéro de version
Par ex. Open Office, WordPerfect, Par ex. 1.0.1, 2002, 5.0 Word for Windows, Adobe Acrobat
___________________________________________________ ___________________________________________________
1
2
3
4
5
Note : En général, l'interopérabilité fonctionnera lorsque des formats de fichier identiques sont utilisés, mais des problèmes peuvent parfois surgir si un participant utilise un logiciel plus ancien que celui utilisé pour créer le fichier. Ce type de problème peut même survenir entre une version ancienne et une version plus récente de la même marque de logiciel. Les informations à fournir ci-dessus aideront à prévenir ou à détecter ce problème. Il suffit de préciser le logiciel qui sera en principe utilisé dans le cadre de l'affaire. Il n'est pas nécessaire de fournir une liste exhaustive de tous les logiciels disponibles.
C) Les fichiers contenant du texte (fichiers ASCII) qui seront créés par nos outils de traitement de texte utiliseront les polices et les sous-groupes de polices suivants :
Fonts Sous-groupe de police Tailles Par ex.Times, New Roman, Par ex. ISO 8859-3 Latin 3, Par ex. 6, 10, 11, 12, 16, 24 pt Arial, Courier New ANSI - Latin I
___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________
Note : L'interopérabilité fonctionnera si les polices utilisées sont installées sur votre ordinateur. Cependant, si vous utilisez une police que les autres participants utilisent rarement et n'ont pas installée sur leur ordinateur, la substitution de police automatique de votre ordinateur peut se traduire par un texte altéré à l'affichage et à l'impression. De plus, en fonction des paramètres locaux/régionaux de votre ordinateur, il se peut que la police du fichier appartienne à un sous-groupe de police différent de celui installé sur votre ordinateur, ce qui se traduira par les mêmes problèmes. (Sous Windows, vous trouverez ces informations dans votre panneau de configuration sous options régionales et de langue]. Les informations à fournir ci-dessus aideront à prévenir ou à détecter ce problème.[Page98:]
A. Nous confirmons avoir à notre disposition, pour la mise en œuvre des sections des Standards indiquées précédemment dans la partie II, les ressources et capacités TI indiquées ci-dessous et que nous sommes prêts à en assurer la disponibilité pendant toute la durée de la procédure d'arbitrage. Nous vous informerons de tout changement susceptible d'avoir un impact sur l'interopérabilité et/ou la compatibilité.
B. Pour vous permettre d'évaluer vos et nos ressources TI dans le but de garantir l'interopérabilité et/ou la compatibilité, nous vous communiquons les informations suivantes sur les ressources et capacités TI dont nous disposons pour cette affaire :
B.1 Ordinateurs
[Page99:]
B.2 Connexion réseau
B.3 Autres logiciels
[Page100:]
B.4 Signature électronique & cryptage (facultatifs - à compléter si leur utilisation est souhaitée)
Nous disposons actuellement des ressources TI mentionnées ci-dessus, qui permettent la transmission de courriers électroniques et de fichiers par Internet, et nous maintiendrons l'accès à ces ressources pendant toute la durée de la procédure d'arbitrage pour laquelle la mise en œuvre des Standards est initiée.
? cocher la case, SI NON APPLICABLE
Note : Si vous ne disposez pas d'une connexion Internet rapide et d'un compte de courrier électronique vous permettant de recevoir des fichiers dont la taille dépasse une certaine limite, il se peut que vous soyez dans l'impossibilité de recevoir et d'envoyer des fichiers en pièces jointes comme pourrait le nécessiter l'utilisation de la communication via Internet. Dans ce cas, il est encore possible d'échanger les fichiers en les enregistrant sur CD ou DVD et les transmettant par courrier ou par service de coursier. Si vous n'êtes pas non plus en mesure d'enregistrer vos fichiers sur CD ou sur DVD, l'échange de fichiers électroniques ne pourra s'appliquer à votre cas.
B.5 Matériel de visioconférence (facultatif - il est possible d'attendre qu'une visioconférence soit programmée avant de fournir ces renseignements)
Nous disposons actuellement du matériel de visioconférence et de la largeur de bande passante requise et nous y maintiendrons l'accès pendant toute la durée de la procédure d'arbitrage pour laquelle la mise en œuvre des Standards est initiée.
? cocher la case, SI APPLICABLE
Fait le ......................................... Par : ........................................................ [Page101:]
(a)
Nom complet :
Adresse complète :
Téléphone :
Télécopie :
Courriel :
(b)
(c)
(Joindre une feuille séparée pour les parties supplémentaires, le cas échéant.)[Page102:]
Préciser les sections et/ou les paragraphes des Standards concernés :
Mentionner tout élément qui pourraient faire l'objet d'un accord afin d'améliorer la facilité d'utilisation et l'interopérabilité, par ex. l'emploi de groupes de caractères et de polices spéciaux pour permettre l'affichage correct partout de caractères portant des accents tels que ä, è, ñ. [Page103:]
Formulaire de rapport d'incident relatif aux Standards
Réf. de l'affaire
Notre réf.
Date : Heure :
De :
Par télécopie/e-mail/confirmation par courrier à :
A. L'incident a été détecté le ……………. (jj/mm/aaaa) à …………. (heure) par …………….… (nom).
B. L'incident concerne la mise en œuvre des sections suivantes des Standards.
Cocher la case appropriée
- Section 1 ?
- Section 2 ?
- Section 3 ?
- Section 4 ?
C. Nous pensons que l'incident a pour origine le (préciser le logiciel/le matériel)
......................................................... sous contrôle de :
.................................................................................................
(préciser l'entité concernée et l'identifiant système, le cas échéant).
D. L'incident peut être décrit comme suit (Veuillez décrire l'incident aussi précisément que possible. Le cas échéant, indiquez également le code de connexion. Indiquez si l'incident est reproductible. Si nécessaire, utilisez une feuille supplémentaire.) :
[Page104:]
E. Nous pensons que l'incident peut/ne peut pas (veuillez rayer la mention non applicable) être résolu comme suit (Veuillez donner une description aussi précise que possible. Le cas échéant, utilisez une feuille supplémentaire.) :
F. Nous suggérons de procéder comme suit (par ex. conférence téléphonique, saisine de l'arbitre. Veuillez décrire votre suggestion le plus complètement possible. Le cas échéant, utilisez une feuille supplémentaire.) :
(signature)